اهمیت کنترل کارمندان
چرا مدیران حتما باید به کنترل کارمندان و فعالیت کارکنان خود بپردازند؟
چگونه کنترل سازمان برای عملکرد آن از اهمیت بالایی برخوردار است؟
در صورتی که شما بخواهید میزان بهره وری سازمانتان را به طور چشمگیری افزایش دهید بایستی بر کنترل کارمندان خود نظارت و مدیریت لازم و کافی را داشته باشید. ولی به نظر شما می توان تک به تک کارمندان را با تمام جزئیاتشان تحت نظر داشت و کنترل کرد؟ در مبحث مدیریت، راه ها و روش های متفاوتی جهت نظارت و کنترل کارمندان خود وجود دارد. ناگفته نماند که نظارت مدیریتی باید طوری انجام گردد که مانع انجام فعالیت های کارکنان نگردد و ضمنا سبب ایجاد محدودیت برای آن ها نیز نشود.
در اینجا قصد داریم به اهداف و جنبه های متفاوت و بسیار مهم نظارت و کنترل کارمندان بپردازیم. لطفا با ما همراه باشید.
کنترل کارمند بطور کلی در سطح سازمانی چیست؟
کنترل سازمانی شامل تدوین قوانین ، دستورالعمل ها ، رویه ها ، حدود یا پروتکل های دیگر برای هدایت کار و فعالیت های مختلف کارمندان و ادارات است. این کنترل ها می تواند شامل تنظیم قوانین یا رویه های مربوط به معاملات مالی ، رفتار کارکنان و شیوه های خاص برای همه یا بخش های مختلف باشد. عملیات کنترل کارمندان می تواند به یک کارمند شخصی محدود شود و یا با توجه به دستورالعمل مربوطه ، تعداد بیشتری و یا تمامی کارکنان آن شرکت یا سازمان را شامل گردد،و یا اینکه طرف های مختلفی را ملزم به توافق در مورد یک عمل کند.
ثبات مالی سازمانی چیست؟
هدف اصلی کنترل کارمندان در تجاری داخلی ، تنظیم رویه های مالی است. این به بهبود ارتباطات کمک می کند ، به مدیران این امکان را می دهد تا تعیین کنند که آیا تلاش های آنها اهداف سالانه را برآورده می کند یا خیر و همچنین از بروز مشکلات و خطاهای مختلف جلوگیری می کند.
این کنترل ها شامل ارائه و نظارت بر بودجه سالانه شرکت یا سازمان، تعیین محدودیت در رابطه با محدودیت رفت و آمدهای کارکنان و قوانین مختلف در مورد چک ها و…می باشد. نیاز به خریدهای بزرگ از پیش تصویب شده توسط مدیریت ، برگزاری حسابرسی های منظم و انجام تحلیل های منظم بودجه برای مشخص کردن مشکلات احتمالی می شود.
کنترل های مالی همچنین می تواند شامل تولید گزارش های منظم مانند جریان نقدی و صورت های سود و زیان ، و گزارش های کار و هزینه های تولید باشد.
مدیریت برند سازمانی چیست؟
برای به اوج و حداکثر رساندن میزان فروش یک شرکت و کسب و کار ، نیاز به مدیریت برند سازمانی می باشد. یکی دیگر از راه های افزایش فروش، کنترل قیمت ها توسط مدیریت می باشد. این کنترل باید بطور منظم و در فواصل زمانی مشخص اجرا شود.
کنترل های سازمانی اغلب به تمامی تصمیمات مربوط به محصول ، قیمت ، ارتقاء و توزیع نیاز دارند.
افزایش بهره وری در سازمان چیست؟
یکی از اهداف کنترل کارمند ان در سازمان این است که به ادارات کمک می کند تا در کنار هم بهتر کار کنند. شما می توانید این کار را با ایجاد رویه های ارتباطی خاص ، جلسات هفتگی بین سطوح مختلف کارکنان و پرسنل خود انجام دهید.
برای بهبود عملکرد کارمندان ، کنترل های شما ممکن است شامل به اشتراک گذاری نمودار سازمانی دقیق باشد ، بنابراین همه می دانند چه کسی به چه کسی گزارش می دهد.
کنترل ها می تواند شامل نیاز به دریافت گزارشات منظم از مدیران بخش ها و سطوح مختلف سازمان و کسب و کار شما باشد.
شرکت ها ممکن است جلسات مدیریتی اجباری برای کارمندان جدید برگزار کنند ، و یا برای کنترل کارمندان تازه وارد، قوانین و سیاست های مختلفی برای آنان تعیین نمایند مانند قوانین حضور و غیاب، قوانین ساعات کاری و گرفتن حقوق و مزایا و میزان گرفتن مرخصی در ماه یا سال.
رعایت حقوقی و جلوگیری از تخلف
گاهی اوقات برخی مشکلات در سازمان و کسب و کار و همچنین بروز برخی تخلفات از قانون در محل کار باعث نگرانی جدی برای کارفرمایان می شود لذا وضع و کنترل کارمندان و سیاست ها و رویه های سازمانی که رفتارهای کارمندان را کنترل می کند می تواند باعث کاهش این مشکلات شود. محل های کاری عاری از آزار و اذیت ، تبعیض ، زورگویی و شایعات باعث تقویت روحیه تیمی کارکنان سازمان می شود و مشکلاتی را کاهش می دهد که می تواند منجر به کاهش بهره وری ، کارآیی و عملکرد کلی شود.
کنترل مدیریت برای سازمانها بسیار مهم است زیرا عدم موفقیت در کنترل مدیریت می تواند منجر به بروز خسارات مالی بزرگ ، خسارت به محبوبیت برند شما و احتمالاً حتی منجر به شکست سازمانی شود.
با وجود اهمیت داشتن سیستم های کنترل مدیریت خوب، منتقدان مدیریت معتقدند که اضافه کردن کنترل ها همیشه منجر به کنترل بهتر نمی شود ولی در جدیدترین دستاوردهای علم مدیریت این امر اثبات شده است که با افزایش کنترل های مدیریتی صحیح، میزان بهره وری در سازمان و کسب و کار نیز افزایش پیدا کرده و رو به بهبود خواهد رفت.
حرف آخر
با مطالعه ی این مقاله و مطالب اینچنینی و با توجه به نیاز هر مدیری برای ارتقای سطح کیفی و کمی سازمان و مجموعه ی خویش،به این نتیجه می رسیم که کنترل و نطارت بر کنترل کارمند بخش های مختلف سازمان می تواند به نوبه ی خود،نقش بسزایی ایفا نماید به طوری که هم سطح رضایت کارمندان و مدیران بخش های مختلف و هم سطح رضایت مشتریان و ارباب رجوع آن سازمان و مجموعه را افزایش چشمگیری دهد.
سامانه کنترل کارمند فردیاب تمامی وظیفه ی کنترل از راه دور کارمندان و پرسنل توسط مدیر را تسهیل نموده و می توان تنها با نصب این برنامه ی سبک و در عین حال فناورانه و حرفه ای اقدام به کنترل کارمندان نمود و طبیعتا با این کار، در مصرف انرژی و وقت خود نیز صرفه جویی کرد.
در صورتی که با ویژگی ها و قابلیت های این سامانه آشنایی کافی ندارید لطفا مقالات مربوط به معرفی این سامانه و یا راهنمای استفاده از آن را که در سایت وجود دارند را مطالعه نموده و در صورتی که سوال خاصی در این زمینه برای شما پیش آمده با پشیبانی شرکت تماس حاصل نمایید.
در آخر از اینکه وقت خودتون رو در اختیار ما قرار دادین بسیار سپاسگذاریم.
لطفا با ارائه ی نظرات، پیشنهادات و انتقادات خودتون، به بهبود مطالب سایت فردیاب یاری نمایید.
چگونه یک مدیر می تواند کارمندان خود را کنترل کند؟
کنترل کارمند ان از مهمترین مسئولیت های یک مدیر است. سرپرستان نظارت بر کارآیی کارکنان را انجام می دهند و اطمینان حاصل می کنند که اهداف شرکت انجام شده است و خط مشی پرسنلی آن محفوظ است. مدیران از ابزارهای مختلفی برای کنترل کارمند ان ، ارزیابی و ایجاد انگیزه و پاداش کارکنان استفاده می کنند و وظیفه بیشتری برای رهبری ، سازماندهی ، برنامه ریزی و هماهنگی فعالیت های مهم برای یک بخش ، واحد یا منطقه عملیاتی دارند.
یک مدیر کار خود را برای بالا نگه داشتن تولید و عملکردهای روان انجام می دهد ، که هر دو نیاز به کنترل کارمند ان مؤثر دارد.
- کنترل سریع و فوری با تأثیرگذاری بر تصمیمات استخدامی، کارمندانی را استخدام کنید که مهارت و علم لازم را داشته باشند تا بتوانند به خوبی با سایر همکاران خویش هماهنگ باشند.
توجه به کارکنان ، یک مسئولیت مهم مدیر است که می تواند در پیشگیری از مشکلات کارمندان و تکالیف کار کمک کند. اطمینان حاصل کنید که عناوین و توضیحات شغلی با نیازهای شرکت و نقش شما به عنوان مدیر سازمان ارتباط داشته باشد.
- هر زمان که لازم باشد نقش خود ، قرار دادن موقعیت خود در نمودار سازمانی شرکت و زنجیره فرمان شرکت را برای کارمندان تقویت کنید. به اقتدار خود احترام بگذارید ، اما در کنار آن، با انجام وظایف و مسئولیت های خود اعتماد به نفس خود را تقویت کنید.
- سیاست ها و رویه های روشن را پیاده سازی کنید و توضیحات شغلی و وظایف هر کارگر یا کارمند را برای آن ها توضیح دهید.
اطلاعات را با کارمندان خود مرور کنید و اطمینان حاصل کنید که آنها انتظارات شما ، عواقب نقض قوانین محل کار و تعهد شما به اجرای دستورالعمل ها را به طور مداوم و منصفانه درک می کنند.
- راهکارهایی را برای کنترل کارمند ان کم کار بررسی کنید . بیاموزید که قبل از ایجاد اختلال در محل کار کارمندان ، مشکل را شناسایی کنید و بهترین گزینه و شخص برای رسیدگی به آن مشکلات و ضعف ها باشید.
ممکن است یک شخص کم کار و ضعیف نیاز به نظارت دقیق تر ، جدول زمانی دقیق و پاسخ سریع به مسائل مربوط به عملکرد خود داشته باشد.
کارمندی که دائماً اقتدار را به چالش می کشد ، نیاز به ارائه دلیل صادقانه درباره عواقب اشتباهات خود را دارد که این موضوع به تصحیح رفتار وی از طریق تعیین هدف و ارزیابی کمک می کند.
- از ایجاد شوک در کارمندان خود ، مانند اعمال کنترل بیش از حد و تمرکز روی جزئیات غیرضروری خودداری کنید. شما می خواهید کارگران حتی وقتی که آن ها را نظارت نمی کنید ، عملکرد خود را اجرا کنند.
بنابراین به آنها بگویید که با اجازه دادن به آنها در تصمیم گیری و کار بدون نظارت دقیق ، به توانایی های آنها احترام می گذارید.
- به کارمندان تحت نظارت و کنترل خویش این موضوع را تفهیم نمایید که شما حتی در مواقعی که در محیط کار آنها حضور فیزیکی ندارید باز هم به آن ها در زمینه ی انجام کارهای محوله شان اطمینان و اعتماد کافی دارید.
این موضوع به تنهایی گام مهمی در مسیر خود کنترلی کارمندان و کارکنان و پرسنل سازمان ایفا خواهد کرد.
- با کارمندان ارتباط برقرار کنید تا آنها در مورد شرکت ، فعالیت ها و اهداف آن آگاه باشند. کارکنان را تشویق کنید تا سوالی بپرسند و بازخورد ارائه دهند.
ارتباطات مؤثر باعث ایجاد اعتماد می شود و کارمندان را ترغیب به تصاحب مالکیت سهم هایی می کند که به عنوان اعضای ارزشمند شرکت انجام می دهند.
نکات مهم مدیریتی در کنترل کارمندان چیست؟
- کلاسها و کارگاه های آموزشی برگزار کنید و نظارت و دانش و مهارت های مدیریتی خود را به روزرسانی و تقویت نمایید.
- برنامه ای منظم برای افزایش کنترل کارمند ان خود بنویسید و از آن برای راهنمایی و پیگیری مشکلات سازمان استفاده کنید.
- با حداقل تغییر و برخی ارزیابی مجدد از تاکتیکها ، هر کسی که مسئولیت کارمندان را داشته باشد می تواند یاد بگیرد که چگونه می تواند کنترل اوضاع را به دست بگیرد.
- روابط کاری خود را دوباره بررسی کنید. به عنوان یک رهبر ، شما باید دستورالعمل های محل کار را دوباره بازنویسی کنید.
نحوه مدیریت و ایجاد انگیزه برای کارکنان قدیمی
اگر فکر می کنید که کارمندان مسن تر ، در مقابل یادگیری دستورالعمل های جدید ، کارمندان محکم تر و سخت تر هستند یا اینکه آموزش آنها دشوار است. تمام فرضیات خود را بیرون بریزید. اینگونه نیست.
- برقراری ارتباط ، برقراری ارتباط ، برقراری ارتباط
- تصور نکنید که کارگر مسن می داند چه انتظاری از آنها دارید.
- آنها را آموزش دهید
- نیازهای امنیت شغلی آنها را برآورده کنید
- آنها را تشویق کنید
- انعطاف پذیر باشید
چند روش برای مدیریت موثر تنش در محل کار بین کارمندان
- قوانین و مقررات مربوط به کارمندان را تعیین کنید.
- کانال ارتباطی ایجاد کنید.
- آموزش همکاری دهید
- به شکایات توجه فوری کنید و با آنها برخورد کنید.
- به سخنان و گلایه های هر دو طرف گوش دهید و واقعیت ها را بدانید.
- زمینه مشترک پیدا کنید و سازش را میان آن ها ترویج دهید
چه چیزی باعث می شود یک عضو تیم خوب عمل کند؟
خصوصیاتی که باعث می شود بازیکن خوب تیمی باشد عبارتند از :
- تمایل به کمک به یک عضو همکار
- تعهد برای اطمینان از اینکه اعضای تیم در مورد هرگونه تحول مربوط به پروژه ها یا مشاغل کلی شرکت مطلع می شوند.
- قابلیت اطمینان ، مسئولیت پذیری و مهارت های ارتباطی عالی
در انتهای این مطلب حتما به نکته ی زیر دقت نمایید.
آیا کارمندان خوشحال عملکرد بهتری دارند؟
کارمندان خوشحال کارآمدتر هستند و لذا عملکرد بهتری در شرکت یا سازمان ایفا می کنند.
در این مطالعه همچنین مشخص شد که کارگران ناراضی 10 درصد کمتر از میانگین و ایده آل یک کارمند ایفای نقش می کنند.
جمع بندی
وظیفه ی مدیریت دارای نیازمندی های رهبری منظم، با اقتدار و همچنین نیازمند صبر و خوش اخلاقی و صبوری در میان کارکنان داخل یا خارج از سازمان می باشد.
کنترل کارمند ان نیز یکی از مهم ترین و شاید بتوان گفت بزرگ ترین وظیفه ی مدیران به شمار می آید که توصیه می شود مدیران در این مسیر یعنی بهبود نظارت خویش بر کارکنان تلاش نمایند.
راه های مدیران مختلف برای کنترل کارمندان و نظارت بر عملکرد کارکنان
پنج راه برای نظارت بر عملکرد کارمندان
کنترل کارمندان و نظارت بر عملکرد کارکنان یک مسئله دیرینه و مهم است که سازمانها را در هر شکل و اندازه ای تحت تأثیر قرار می دهد.
اکثر مدیران می خواهند کارهای محوله ی خود را به سادگی انجام دهند همچنین اکثر مدیران می خواهند رهبرانی باتجربه باشند که اصول مدیریتی را به خود اختصاص داده اند !
بنابراین در این مسیر، چه چیزی در راه آنها قرار می گیرد؟
تعدادی چالش بزرگ وجود دارد که مانع از قوی شدن مدیران می شود ، اما یکی از متداول ترین سؤالاتی که در بین مدیران ناظر کار می شنویم این است که چگونه می توانم به طور مرتب فعالیت های کارمندانم را پیگیری کنم؟
واقعیت این است که کمبود هزینه برای مدیران و هر کس دیگری سبب می شود که نظارت بر کارکنان برای این مدیران وقت گیر و زمان بر و همراه با اتلاف وقت و انرژی شود.
پنج روش برای نظارت بر عملکرد کارمندان وجود دارد :
- نظارت بر عملکرد کارکنان سازمان
یکی از موثرترین راه های نظارت بر عملکرد یک کارمند ،نظارت مستقیم و حضوری است.
این نوع نظارت به این معنا است که نظار و مدیران مسئول نظارت ، به طور مستقیم با کارمندان در ارتباط باشند و عملکرد انان را بازبینی و بررسی و کنترل نمایند. این نوع بررسی و نظارت ، اطلاعات زیادی از نحوه ی عملکرد کارکنان به مدیر ناظر می دهد. به همین دلیل است که بسیاری از سازمانهای فروش محصولات مختلف ، مدیران خود را تشویق می کنند تا با افراد فروشنده همراه باشند . بنابراین مدیر می تواند واقعاً تماشا کند که کارمند وظیفه خود را به درستی انجام می دهد یا خیر.
اگر در کمک به کارمند برای رسیدن به موفقیت در یک کار خاص مشکل دارید ، وقتی کار را انجام می دهد ، عملکرد آن کارمند را تحت نظر بگیرید. شما دقیقاً می فهمید که او چه کاری انجام می دهد و چگونه می تواند این کار را بهتر انجام دهد.
- درخواست حساب در کنترل کارمندان
در مکالمات رو در رو با کارمندان و نظارت مستقیم بر عملکرد انان ، بخواهید و بپرسید که مثلا چه کارها و فعالیت های مشخصی انجام داده اند؟ آیا انتظارات کاملاً مشخص سازمان را برآورده کرده اند؟ سپس با دقت گوش فرا دهید ، قضاوت کنید و سؤالات محتمل تری بپرسید. از کارمندان خودتان درخواست شماره تماس برای ارتباط مستمرتر کنید و بخواهید با شما در تماس باشند. و به طور مرتب تماس ها و مکالمات مدیریتی و نظارتی داشته باشید. تا زمانی که شما به طور مرتب مکالمات مدیریتی و مستقیم با کارکنان خود را به طور منظم انجام می دهید ، این عنصر نظارت بر عملکرد روال عادی خواهد شد.
- به کارمندان کمک کنید تا از ابزارهای خود نظارتی استفاده کنند
همچنین می توانید از کارمندان بخواهید تا با استفاده از ابزارهای خود نظارتی مانند برنامه های پروژه ، لیست های چک و فهرست فعالیت ها ، نسبت به پیگیری اقداماتشان کمک کنند. کارمندان می توانند عملکرد خود را بررسی کنند که آیا اهداف و وظایف تعیین شده در یک پروژه را برآورده می کنند ، در فهرست های انتخابی ، یادداشت می کنند و در فواصل منظم به مدیر گزارش می دهند یا خیر؟ سیاهه های مربوط به فعالیت ها دفترچه هایی هستند که کارمندان می توانند آنها را نگه دارند ، و دقیقاً همان کاری را که تمام روز انجام می دهند،در آن ثبت نمایند.
- عملکرد کارکنان را به طور مرتب و منظم بررسی کنید
در طول راه کارمندان خود را با دقت بررسی کنید.
اگر یک کارمند وظیفه تولید یک محصول نهایی را دارد خب بایستی شما به عنوان مدیر ناظر ، به بررسی و تماشای کار آن کارمند بپردازید.
به عنوان مثال ، اگر کارمند ، یک بانک اطلاعاتی را مدیریت کند ، سوابق او را بررسی کنید. اگر کارمند گزارش می نویسد ، به پیش نویس های وی نگاه کنید. اگر کارمند تماس تلفنی برقرار می کند ، آنها را ضبط کرده و به یک نمونه تصادفی گوش دهید. اگر کارمند ویجت می زند ، برخی ابزارک های نیمه کاره را بررسی کنید و ببینید که چگونه به نظر می رسد. شما در واقع نمی توانید کارهایی را که هر کارمند انجام می دهد ، پیگیری کنید ، اما می توانید نمونه های تصادفی را بطور منظم بررسی کنید.
- با کارکنان خود تعاملات سازنده داشته باشید
در رابطه با موضوع نظارت بر عملکرد کارکنان ، یکی از بهترین راه ها برای جلوگیری از عملکرد ضعیف آنان این است که در مراسمات مختلف آنان مانند مراسم ازدواج ، مراسمات فوت و … شرکت کنید. این موضوع می تواند سبب جذب بیشتر کارکنان به مدیران و همچنین احساس تکلیف بیشتر در جهت عملکرد بهتر برای رسیدن به اهداف سازمان گردد.
جمع بندی :
نکات زیر به شما در بهبود مهارت های رهبری و روابط با زیردستان و بطور کلی کنترل کارمندان ، کمک می کند.
- با همه عادل باشید
- همه را راهنمایی کنید
- زیردستان خود را بشناسید و دوست داشته باشید
- به کارکنان خود علاقه نشان دهید
- با احتیاط آنان و عملکردشان را نقد و بررسی کنید
- انعطاف پذیر باشید
- دستورالعمل های ساده به آن ها دهید
چه تعداد کارمند باید تحت نظر یک سرپرست نظارت قرار گیرد؟
به طور ایده آل بمنظور کنترل کارمندان در یک سازمان ، طبق نظر کارشناسان سازمان ،حداقل بین 15 تا 20 کارمند برای هر سرپرست یا مدیر قرار می گیرد.
البته ناگفته نماند که در برخی از شرکت های بزرگ تر ،تعداد این افراد بیشتر هم می شود.
5 نقش یک سرپرست و ناظر در هنگام نظارت چیست؟
پنج نقش اصلی نظارت شامل:
- مربی
- اسپانسر
- راهنما
- مشاور
- مدیر
توجه داشته باشید که در نقش خود به عنوان سرپرست ، بسته به نیاز اعضای تیم ، از این پنج نقش ، به صورت ترکیبی و همزمان باید استفاده کنید.
8 ویژگی مهم مدیر بخش نظارت :
- ارتباطات
- حل اختلاف
- رهبری
- تفکر انتقادی
- مهارتهای بین فردی
- مدیریت زمان و اولویت
- تنوع و تفاوت های نسلی در محیط کار
- توانایی حل مسئله
در اینجا چند نکته مهم برای مدیریت اثربخش بیان شده است :
- ارتباط خوب را حفظ کنید.
- ایجاد روابط کاری مثبت.
- کار خوب را تصدیق کنید.
- واقعی باشید.
- قاطع باشید.
- تفویض شغل به افراد مناسب.
- تضاد را مدیریت کنید.
- مثال خوبی بگذارید.